Sistema de reserva de escritorios y puestos de trabajo

Ronspot se puede descargar gratis en Google Play Store (Android) y en la App Store (iOS).

Con el inicio de sesión único (Single Sign-On)

Si su empresa utiliza el inicio de sesión único, simplemente pulsa en el ícono de Microsoft, Google, Duo u Okta en la página de inicio de la aplicación.

Sin el inicio de sesión único

Si no se utiliza el inicio de sesión único, simplemente puedes registrarte en este página con su dirección de correo electrónico del trabajo. Ronspot detectará automáticamente el dominio de correo electrónico y lo asignará a la cuenta de su empresa. Por razones de seguridad, su administrador deberá activar manualmente la cuenta antes de que pueda acceder.

Sí, si no tienes un teléfono, se te ha olvidado o simplemente no te queda batería puedes acceder a través de la web de Ronspot.

Reservas anticipadas

La cantidad de reservas que puede hacer con anticipación está limitada por la cantidad de créditos que su gerente le haya asignado.

Reservas para el mismo día o día siguiente

Las reservas para el mismo día o el día siguiente no cuestan crédito y están sujetas a disponibilidad (por orden de llegada). Los empleados con un saldo de crédito cero aún pueden hacer una reserva para el mismo día o el día siguiente.

Dependiendo del plan seleccionado por su empresa, el plan Empresa te permite reservar hasta con 90 días de anticipación (14 días con el plan Premium y 3 con el plan Communidad).

El objetivo de este sistema de créditos es limitar el número de reservas que los empleados pueden hacer por adelantado y evitar que realicen overbooking a raíz de sus compañeros.

Cómo funciona :

• A cada escritorio se le asigna un costo virtual en créditos (por ejemplo, 1 reserva = 1 crédito)
• A cada empleado se le asigna un número limitado de créditos virtuales cada mes. El número de créditos lo establece el gerente y puede variar de un empleado a otro.
• El saldo acreedor del empleado está visible en la parte superior derecha de la aplicación. y se restablece automáticamente al comienzo de cada mes (no acumulable) para evitar reservas masivas.

Sí, aún puede hacer una reserva para el mismo día o el día siguiente (después de la hora designada por su empresa) ya que las reservas con poca antelación no requieren ningún crédito:

• 1 reserva con poca antelación (el día o la noche anterior) = 0 créditos
• 1 reserva con antelación= 1 crédito

Sí, puede ver las reservas de otros empleados directamente en el mapa.

Además, también puede utilizar la opción «Buscar reservas» en el menú de la aplicación para buscar el nombre de un colega y ver qué días y escritorios ha reservado.

Cuando reserve un escritorio, se le presentará un mapa interactivo que representa su oficina. Simplemente toque el escritorio que desea reservar para completar la reserva.

El gerente puede decidir darle acceso a una o varias zonas de la oficina. Si es el caso, se le presentará un menú desplegable en la parte superior de la pantalla para seleccionar una zona y acceder al calendario de disponibilidad correspondiente.

Sí, su empresa puede configurar recordatorios automáticos para que se envíen a los empleados que hayan realizado una reserva para el día siguiente. Estas notificaciones se pueden enviar directamente al teléfono a través de la aplicación o por correo electrónico.

Hay dos incentivos principales para liberar un lugar:

• El crédito utilizado para la reserva se devolverá automáticamente a su cuenta y podrá utilizarse para reservar en otra fecha.
• El lugar se devolverá instantáneamente para que lo use otro compañero.

Sí, sus datos se almacenan de forma segura en el servidor de la nube de Amazon AWS en Dublín, Irlanda. El gerente de la oficina puede eliminar completamente sus datos del sistema cuando termine en la empresa.

Si tiene algún problema con nuestro software de escritorios, simplemente navegue hasta el menú de la aplicación y seleccione la opción «Informar de un problema». El equipo de atención al cliente de Ronspot responderá todas las consultas en un plazo de 24 horas, de lunes a viernes.

Sí. Nuestro sistema de reserva de escritorios le permite administrar varias ubicaciones en múltiples zonas horarias en diferentes países desde la misma cuenta de administrador de Ronspot. Simplemente cree diferentes zonas de oficina en su cuenta, una para cada ubicación y restrinja a los usuarios a las zonas.

• Las zonas se utilizan para delimitar las áreas de oficina a las que pueden acceder sus empleados. Dependiendo de sus necesidades, pueden ser diferentes oficinas, diferentes plantas, diferentes secciones de una misma oficina o una combinación de todos.
• Una vez que haya creado sus zonas, puede asignar una o varias zonas a cada empleado. Como resultado, solo podrán ver y reservar escritorios en las zonas que les hayan sido asignadas.

Subir un plano

En el panel de administración, Ronspot le permite subir un plan de sus oficinas para cada zona. Sólo tiene que arrastrar y soltar la herramienta de selección para hacer que cada escritorio sea interactivo.

Crear un plano

Si no tiene un plano de sus oficinas,  simplemente puede usar el creador de planos de Ronspot que le permite añadir y mover escritorios, paredes, puertas, muebles, etc. sobre un fondo blanco.

Sí. Para cada escritorio de su oficina (es decir, el escritorio n. ° 2), puede marcar los escritorios que no cumplan con el distanciamiento social de este escritorio (es decir, los escritorios n. ° 1 y n. ° 3). Una vez que un empleado reserva el escritorio n. ° 2, los escritorios n. ° 1 y n. ° 3 automáticamente dejarán de estar disponibles para otros empleados.

Sí, puedes. Simplemente edite el escritorio en el panel de administración, seleccione la opción «Restringido» y seleccione el nombre de los empleados. Este escritorio solo estará disponible para los empleados correspondientes.

Sí, puede asignar una cantidad diferente de créditos a un empleado u otro y dar más a aquellos que deben venir a la oficina con más frecuencia.

Una vez que el gerente de la oficina ha establecido las diferentes reglas, nuestro software de escritorio funciona solo y requiere muy poca supervisión. Por ejemplo, para activar una nueva cuenta de empleado, revisar informes de desempeño para ajustes, etc.

Sí, puedes. Como gerente, puede editar manualmente cualquier reserva y mover empleados a diferentes escritorios si es necesario, o hacer una nueva reserva en nombre de un empleado.

Sí, puede comunicarse con todos sus empleados a través de la aplicación mediante notificaciones push y/o correos electrónicos. Por ejemplo, se puede utilizar para comunicaciones urgentes relacionadas con la oficina (es decir, seguimiento de contactos, etc.).

Sí. Ya hemos integrado la aplicación con diferentes sistemas de acceso para diferentes clientes. No dude en contactarnos para cualquier consulta.

• Todos los datos se almacenan de forma segura en el servidor de la nube de Amazon AWS en Dublín, Irlanda, utilizando los más altos estándares de privacidad y seguridad de los datos.
• Ronspot también cuenta con la certificación ISO 27001, una prueba de nuestro compromiso en términos de protección de datos.

Su cuenta de administrador de Ronspot se puede configurar en un día. Una vez configuradas, las empresas generalmente dejan un período de incorporación de 2 a 3 semanas para informar a sus empleados sobre Ronspot.

Ofrecemos 3 planes diferentes (Communidad, Premium y Empresa) a partir de 0 € per mes. Puede comparar nuestros planes aquí y elegir lo más adecuado. Además, puede solictar presupuestos gratis que recibirá en unos minutos por correo electrónico.